Implementierung eines Kommunikationsservers an der Hochschule für Musik und Darstellende Kunst Frankfurt am Main

Durch die Einführung einer als Kommunikationsserver bezeichneten IT-Lösung sollen die rechnergestützte Zusammenarbeit, der Austausch elektronischer Dokumente sowie die interne wie externe Information und Kommunikation vereinfacht, beschleunigt und verbessert werden. Darüber hinaus soll das Rechenzentrum der Hochschule nachhaltig entlastet werden.Die Verantwortung des CHE umfasst die Konzepterarbeitung, die Auswahl der einzusetzenden Soft- und Hardware, die Vorbereitung und Durchführung der Ausschreibung, sowie – im Sinne des change managements – die Begleitung des gesamten Projektes durch Moderation von Workshops insb. zur Wissenstrukturierung, die Leitung von Arbeitsgruppensitzungen sowie die hochschulinterne Projekt begleitende Kommunikation. Darüber hinaus konzipiert das CHE die erforderlichen Mitarbeiterschulungen und führt diese auch durch. Zeitlich versetzt werden das implementierte System und die neu definierten Prozesse im Rahmen der Qualitätssicherung evaluiert.Obwohl die Hochschule über ein internes Glasfasernetz verfügt, unterhält sie keinen zentralen Server, über den die Angehörigen der Hochschule Dokumente und Dateien untereinander austauschen können. Im Mittelpunkt der Nutzung steht bisher die Bereitstellung des E-Maildienstes und des Zugangs zum WWW am Arbeitsplatz. Hierdurch ist keine zentrale Datensicherung möglich, Urlaubs- und Krankheitsvertretungen werden erschwert und durch die kollaborative Dokumentenerstellung via E-Mail kam es in der Vergangenheit vermehrt zu Versionskonflikten. Darüber hinaus führt das Fehlen eines zentralen Servers zu einem nicht unerheblichen Mehraufwand für das Rechenzentrum und zu längeren Ausfallzeiten beim Austausch der Arbeitsplatzrechner. Als zusätzliches Problem wird der fehlende Bedienungskomfort der eingesetzten Mailprogramme Mozilla und Opera von den Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern der Hochschule beklagt.
Abhilfe soll ein Kommunikationsserver schaffen, der aus einem Fileserver, einer Groupware, einem Portalserver und Outlook als E-Mailprogramm besteht.

Das gesamte Projekt wird durch laufende Berichterstattung in der Mitarbeiterzeitung der Hochschule “O-Töne” begleitet. Über Ziele und Inhalte des Projektes verständigen sich die Hochschulangehörigen im Dialog. U.a. haben sich alle Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter der Verwaltung, der zentralen Einrichtungen und der Dekanate im Rahmen von Workshops einen gemeinsamen, hochschulweit gültigen elektronischen Aktenplan erarbeitet.
Den Vorschriften über den Datenschutz und des Teledienstedatenschutzgesetzes wird in Zusammenarbeit mit dem Datenschutzbeauftragten der Hochschule Rechnung getragen.
Die Einführung des Kommunikationsserver erfolgt in Phasen. Im Juni und Juli 2004 werden die Fileservices und die Groupware für die Mitarbeiter der Verwaltung, der zentralen Einrichtungen und in den Dekanaten frei geschaltet. Ende des Jahres folgt der Portalserver, der insbesondere der Kommunikation und dem Dokumentenaustausch mit den weit über hundert Lehrbeauftragten der Hochschule dienen soll.
Die Installation der Software auf den Arbeitsplatzrechnern erfolgt parallel zu den Schulungen. D.h. noch während die Mitarbeiter geschult werden, werden zugleich die Arbeitsplätze umgestellt, so dass die Mitarbeiter nach Beendigung der Schulungen sofort die neue Arbeitsumgebung vorfinden.
Die Pflege der künftigen Verzeichnis- und Berechtigungsstruktur wird dezentral durch die neu zu schaffende Funktion der Verzeichnisverantwortlichen gewährleistet.
Erstinstallation, Betreuung und Wartung der Server wurden an einen externen Dienstleister vergeben. Die Betreuung der Arbeitsplatzrechner obliegt weiterhin dem Rechenzentrum der Hochschule.